随着互联网、大数据、人工智能、物联网等新兴技术的持续发展,社会各领域发生了颠覆性的变化,其中财务管理领域的变化尤为突出,企业财务已经逐步进入智能化阶段。探索人工智能对企业财务的影响,实现企业数字化转型,成为企业管理者需要解决的问题。那么如何在企业中有效地开展财务智能化转型呢?远光软件股份有限公司自2015年开启了人工智能领域的技术研究与应用实践,在企业财务智能化领域深耕多年,根据多年的经验提出经过实践的解决方案,为企业的智能化转型提供借鉴和参考。
一、智能财务的背景
(一)会计信息化发展历程
我国财务信息化阶段分为:会计电算化阶段、会计信息化阶段、会计智能化阶段。人工智能和财务的深度结合,会使传统的财务管理模式发生颠覆性的变革,促使财务从信息化向智能化方向转变。(如图1)
图1会计信息化发展历程
(二)智能财务
智能财务是一种新型的财务管理模式,它基于先进的财务管理理论、工具和方法,借助于智能机器(包括智能软件和智能硬件),通过人和机器的有机合作,帮助财务人员解决财务实务工作中的问题。在财务领域,人工智能技术在产品、流程、洞察等方面发挥作用。其中产品是将人工智能技术嵌入到产品或服务中;流程是通过人工智能技术简化财务工作流程,提高工作效率;洞察是通过组合一系列技术,帮助企业管理层进行智能决策。
目前大家对智能财务的理解有所不同,有业界专家把财务智能化阶段划分为基础层(基于流程自动化的财务机器人)、核心层(基于业财一体的智能财务共享平台)、深化层(基于商业智能的智能化管理平台)。
二、基础层:流程自动化阶段
通常认为流程自动化是智能财务的初级阶段,RPA即机器人流程自动化,就是基于自动执行的计算机脚本,自动完成一系列原来需要依靠人工操作的工作,运用于财务会计领域的RPA即财务机器人,财务机器人并不适用于所有的流程,RPA机器人只有与企业的财务场景有机契合,才能成功实施。其适用流程的主要特性如图2所示。
图2 RPA机器人适用的业务
智能硬件是通过将硬件和软件相结合对传统设备进行智能化改造,通过将AI技术与智能设备融合,为企业智能化管理提供支撑。
研究RPA的自动化应用场景,为企业智能化转型打下坚实的基础。RPA机器人利用计算机算法,与多个信息系统之间进行交互,自动执行各项任务,因此其最适用于具有清晰定义和高重复性的流程。
(一)自动化场景识别
财务的定位通过构建战略财务、共享财务、业务财务的职能体系,实现由核算型财务向战略型财务的价值转变。其中战略财务专注于总体管控,通过制定政策、优化流程、处理异常来支撑公司的战略。共享财务专注于执行与服务,通过集中交易处理和集中交易数据来提升效率和挖掘价值。业务财务专注于业务贴身服务,通过贴近业务和融入业务,提供更准确更到位的服务。适合RPA的场景是通过厘清财务工作中的信息链路断点,梳理财务工作中的内部数据不融合、流程不贯通、工作不协同等问题,提升财务工作的自动化水平释放财务人员精力,促进各职能工作融合共享、操作自动高效。目前财务工作中,共享财务存在大幅运用科技赋能自动化提升空间,各专业典型的财务工作分工示例如图3。
图3财务工作分工
(二)RPA在财务领域的应用场景
在技术快速迭代的智能化时代,远光软件不断探索人工智能技术并应用于新场景的实践中,打造出百余款RPA机器人和数十款智能设备,帮助更多企业实现智能化转型,截至2021年5月31日,远光软件126款RPA机器人已成功应用于1307家单位;远光智能报账机已累计交收票据50.75万张,拦截不合格票据5016张。远光软件整理了RPA在财务领域的常见应用,涵盖了员工报销、资金管理、税务管理、财务日常业务等各种场景,这些场景里的业务具有重复性强、标准化高的特点,常见的应用场景示例如表所示。
(三)报账场景流程设计案例
以报账场景中的流程和功能自动化设计为例说明如下(见图4)。
图4报账场景流程自动化
1、三单匹配
直连国税局获取发票信息,与采购订单、入库单信息进行匹配并校验。
2、影像扫描
通过影像系统支撑附件影像化。
3、预算控制
通过线上执行预算控制,实现业务管控前移,预防预算超支风险。
4、付款申请
根据供应商和合同信息关联应付单,实现账务的自动核销。
5、领导审批
通过移动应用,实现便利化业务审批。
6、财务审核
自动嵌入审核规则,实现自动化审核。
7、资金支付
建立“人脸+密钥”的安全防控体系,与资金结算业务进行融合,提升支付效率。
8、回单挂接
通过财务机器人自动下载回单,与凭证挂接,省去人工匹配的工作量。
9、电子归档
通过智能电子档案软硬件,实现电子档案与实物档案虚实同管,在线实时监控。
三、核心层:智能财务共享阶段
在基础层流程自动化阶段,RPA机器人代替人类实现了大量重复繁琐性工作的自动化处理,而核心层智能财务共享平台是对传统财务流程的再造,在财务内部高度融合的基础上,实现财务与业务和技术的全面融合,通过建立基于业务驱动的财务一体化信息处理流程,使财务数据和业务数据融为一体,实现数据共享,实时掌握经营状况,具体措施示例如下所述。
1、通过与互联网商城集成,将办公用品、物资采购等采购业务全部在线化,实现与客户和供应商之间的互联互通。
2、通过与商旅平台集成,实现企业差旅业务从差旅申请、商旅预订、差旅报销、费用分析、财务结算全流程在线闭环管理。
3、通过与人资系统集成,同步薪酬、社会保险等信息,实现业务与财务信息协同一致,降低支付风险提高支付效率。
4、通过与营销系统集成,实现基础数据全程共享,业务信息向财务信息的自动转换,提高工作效率和数据质量。
5、通过与税局系统集成、OCR扫描等方式实时获取发票信息,贯通企业与用户和供应商的通道,实现发票验真、查重、应用、认证、抵扣、分析预警等发票全流程线上智能化管理。
6、通过与各大银行开展银行电子回单采集,与国家铁路集团开展火车票信息采集等,实现外部票据的线上流转,提高财务工作效率。
7、通过与智能档案馆集成,实现会计档案自动归档,借助二维码和RFID技术,保障电子档案和纸质原始凭证的一致性,实现线上线下一体化管理。
8、通过移动应用增强用户体验,使用移动报销、移动审批等工具,实现移动办公、移动审核,提高业务处理效率和员工满意度。使用移动商旅系统,随时提交差旅申请,便捷的报销体验提升员工效率。使用移动盘点,借助RFID技术,用户通过手机扫描资产标签上的二维码,系统自动匹配资产卡片完成实物盘点处理。
四、深化层:智能化管理平台阶段
在核心层财务共享阶段主要实现了业财全面融合。在深化层智能化管理阶段是对收集的数据进行精细化管理和量化管理。企业生产、经营、管理等活动必然产生大量数据,一方面是财务方面的数据,这方面的数据大多是结构化的数据,目前通常作为企业财务分析的数据基础;另一方面是经营行为方面的数据,大部分是非结构化或者半结构化数据,如用户的特征、操作习惯等有价值的信息,由于难以被清洗和加工,仍没有被充分使用和发挥价值。智能技术为数据结构化处理提供了实时、准确、标准的可能,各种非结构化数据通过语音识别、OCR识别等技术,为会计处理和管理分析提供帮助。
基于对业务知识的理解,通过智能技术主要包括知识图谱、机器学习、自然语音识别等,进行科学预测、合理控制、智能分析,帮助企业实现自助式数据分析及智能决策。具体场景示例如下所述。
1、通过机器学习改进凭证生成规则。制定不同的业务类型和业务场景转换规则,通过机器学习改进凭证生成规则,在接收到新的业务信息后能自动生成会计凭证。
2、通过人工智能构建问答知识图谱。对于问答咨询这类业务量繁多的活动中,通过设置人工智能,快速在图谱中定位问题答案并向用户反馈,同时记录每个用户的主要业务和偏好,预测财务人员需要的课程并进行推荐。
3、结合语音识别、OCR构建商务文档知识图谱。为了解决企业文档管理难、查找难、投入人力成本高、处理流程和时间冗长等问题,结合语音识别技术、OCR技术,深度挖掘、提取、管理非结构化数据,实现文档管理、文档查重查异、资格审查、数据统计分析、智能查询等功能,提高用户效率。
4、通过自然语言识别构建智能报表。用户可以通过语音问答形式,向系统提出数据和报表需求,从而实现更具针对性的数据推荐功能,实现用户定制化报表的便利获取。
5、使用大样本数据帮助企业决策。企业在掌握了大量市场数据、用户数据以及竞争者数据的时候,通过智能技术对需求和资源配置之间进行模拟,帮助企业决策者做出更加正确的决策。
五、财务智能化对会计行业的影响
(一)财务智能化帮助企业提高效益
财务智能化在一定程度上降低财务工作强度,提高会计核算精确度,帮助企业财务实现智能化转型。主要体现在:一是助力企业降本增效,企业将流程规则设定以后,RPA就可以7x24小时不间断地开展工作,在重复性工作量巨大的业务操作上,RPA降本增效的优势格外凸显;二是实现跨系统衔接,RPA可以轻松地在多个业务系统之间进行跳转,减少不同业务系统之间的重复工作量,满足企业的跨系统数据流转需求;三是帮助企业进行财务预测与风险规避,将历年数据深度加工,并形成专家知识库,当外界环境发生变化时,可快速、有效地提出解决方案,在总体上有效应对风险、捕捉市场机遇。
(二)财务智能化对财务人员的要求提升
会计职能随着社会和企业的变化而变化,大量的基础工作将被会计信息系统所取代,会计基础工作将更加专业化,财务人员从基本的、重复的会计工作转向更有价值的财务管理工作,财务人员必须及时适应社会各方面的发展。一是要具有专业的会计知识,能够运用专业判断来分析数据和做出决策;二是要擅长管理,有效地管理资源和管理团队;三是要熟悉信息技术,了解并主动学习技术领域的新变化,利用信息技术更好地发挥财务价值。
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